EnglishTrong hoạt động Logistics, vận chuyển hàng hóa không đơn giản chỉ là đưa hàng từ điểm A đến điểm B. Khi số lượng đơn hàng tăng, doanh nghiệp phải đồng thời quản lý phương tiện, tài xế, tuyến đường, thời gian giao nhận, chi phí và tình trạng hàng hóa. Nếu phần lớn công việc được xử lý thủ công, rời rạc khiến cho việc kiểm soát toàn bộ quá trình vận tải sẽ trở nên phức tạp.
Đây là một trong những lý do TMS (Transportation Management System) ngày càng được ứng dụng trong quản lý vận tải. TMS giúp doanh nghiệp tập trung dữ liệu vận chuyển trên một hệ thống, hỗ trợ lập kế hoạch, điều phối, theo dõi và đánh giá hiệu quả vận tải.
Vậy TMS là gì? Hoạt động như thế nào và hệ thống này mang lại giá trị gì cho doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết này.
Mục lục
Hệ thống TMS là gì?
TMS (Transportation Management System) là hệ thống quản lý vận tải được triển khai dưới dạng phần mềm nhằm hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch, thực hiện, theo dõi và tối ưu cho hoạt động vận chuyển hàng hóa.
Vai trò của TMS
Theo DHL, Transportation Management System (TMS) có thể đóng vai trò như nền tảng trung tâm trong việc lập kế hoạch, thực hiện và giám sát hoạt động vận chuyển. Từ việc lựa chọn phương án vận chuyển, xây dựng tuyến đường, theo dõi lô hàng đến quản lý chi phí và các nghiệp vụ thanh toán, TMS giúp doanh nghiệp kết nối nhiều công đoạn trong quá trình vận tải trên cùng một hệ thống.
Hiểu đơn giản, nếu hoạt động vận tải là một chuỗi gồm:
Đơn hàng – Lập kế hoạch – Điều phối – Vận chuyển – Theo dõi – Giao hàng – Đối soát
thì TMS đóng vai trò kết nối và quản lý các bước liên quan đến vận tải trong chuỗi này.
Tóm gọn, TMS giúp kết nối hoạt động vận chuyển với các quy trình Logistics khác.
Hệ thống TMS hoạt động như thế nào?
Quy trình quản lý vận tải thường xoay quanh một chuỗi hoạt động từ tiếp nhận nhu cầu vận chuyển đến thực hiện và đánh giá kết quả.
Tiếp nhận và quản lý đơn vận chuyển
Dữ liệu vận chuyển được đưa vào hệ thống, có thể bao gồm:
- Thông tin người gửi và người nhận
- Điểm lấy hàng và điểm giao hàng
- Loại hàng hóa
- Số lượng, trọng lượng hoặc thể tích
- Thời gian yêu cầu giao nhận
- Yêu cầu đặc biệt đối với hàng hóa
Việc tập trung dữ liệu giúp hạn chế tình trạng thông tin đơn hàng nằm rải rác ở nhiều file hoặc nhiều kênh trao đổi khác nhau.
Lập kế hoạch vận tải
Sau khi có thông tin đơn hàng, TMS có thể hỗ trợ lập kế hoạch vận chuyển dựa trên nhiều yếu tố như tuyến đường, thời gian giao nhận, năng lực phương tiện và chi phí.
Một số hệ thống còn có khả năng hỗ trợ tối ưu tuyến hoặc lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp.
Oracle mô tả khả năng lập kế hoạch của TMS bao gồm lựa chọn phương thức vận chuyển, đơn vị vận chuyển và tối ưu tuyến dựa trên các yếu tố như chi phí, hiệu quả và khoảng cách.
Phân bổ phương tiện và tài xế
Sau khi xây dựng kế hoạch, thông tin vận chuyển được phân bổ cho phương tiện hoặc đơn vị vận tải phù hợp.
Đối với doanh nghiệp sở hữu đội xe, dữ liệu về phương tiện và tài xế có thể được sử dụng để hỗ trợ điều phối. Đối với doanh nghiệp thuê ngoài vận chuyển, TMS có thể hỗ trợ quản lý và phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ vận tải.
Theo dõi quá trình giao hàng
Khi hàng bắt đầu được vận chuyển, hệ thống có thể cập nhật trạng thái và vị trí của lô hàng tùy thuộc vào khả năng tích hợp của TMS.
Thông tin này giúp các bộ phận liên quan biết đơn hàng đang ở trạng thái nào, có đúng kế hoạch hay phát sinh vấn đề cần xử lý.
Khả năng theo dõi vận chuyển cũng giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc thông báo cho khách hàng khi có thay đổi về thời gian giao nhận.
Đối soát và tổng hợp dữ liệu
Sau khi hoàn thành chuyến vận chuyển, dữ liệu có thể tiếp tục được sử dụng cho quá trình đối soát và thanh toán.
Tùy hệ thống, TMS có thể hỗ trợ quản lý cước vận tải, hóa đơn, chi phí và các báo cáo liên quan. SAP cũng mô tả quản lý vận tải bao gồm các hoạt động tính toán chi phí vận chuyển và quyết toán cước.
Như vậy, TMS không chỉ phục vụ giai đoạn xe đang chạy mà có thể bao phủ nhiều công đoạn trong vòng đời của một hoạt động vận tải.
Những chức năng quan trọng của TMS
Một hệ thống TMS hiện đại thường không chỉ có chức năng theo dõi xe. Giá trị của hệ thống nằm ở khả năng kết nối dữ liệu và hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhiều công đoạn của hoạt động vận tải.
Quản lý đơn hàng và lệnh vận chuyển
TMS có thể tập trung thông tin các đơn hàng cần vận chuyển và chuyển đổi nhu cầu giao nhận thành kế hoạch hoặc lệnh vận chuyển.
Từ đó, bộ phận điều phối có thể theo dõi đơn hàng theo từng trạng thái thay vì phải kiểm tra nhiều nguồn dữ liệu khác nhau.
Điều phối phương tiện và tài xế
Điều phối là một trong những khâu có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận tải.
TMS có thể hỗ trợ người điều phối phân bổ đơn hàng cho phương tiện dựa trên các tiêu chí như:
- Loại xe
- Tải trọng
- Khu vực hoạt động
- Tuyến đường
- Thời gian giao nhận
- Năng lực vận chuyển
- Tình trạng phương tiện
Việc đưa dữ liệu vào một hệ thống giúp người điều phối có thêm cơ sở để lựa chọn phương án thay vì chỉ dựa vào kinh nghiệm hoặc trao đổi thủ công.
Theo dõi hành trình vận chuyển
Khả năng tracking giúp doanh nghiệp biết được tình trạng của lô hàng trong quá trình vận chuyển.
Tùy mức độ tích hợp, thông tin có thể được cập nhật từ GPS, thiết bị trên phương tiện, ứng dụng tài xế hoặc các hệ thống liên quan.
Theo IBM, khả năng theo dõi lô hàng và chia sẻ thông tin giữa các bên trong chuỗi cung ứng là một trong những giá trị quan trọng của TMS.
Quản lý chi phí vận tải
Chi phí vận tải có thể bao gồm nhiều thành phần khác nhau, chẳng hạn:
- Cước vận chuyển
- Nhiên liệu
- Phí cầu đường
- Phí bốc xếp
- Phí phát sinh
- Chi phí thuê ngoài
Khi dữ liệu được chuẩn hóa và lưu trữ tập trung, doanh nghiệp có thể dễ dàng phân tích chi phí theo chuyến, tuyến, phương tiện hoặc nhóm khách hàng.
Điều này đặc biệt hữu ích đối với doanh nghiệp có số lượng chuyến vận chuyển lớn và cần kiểm soát hiệu quả vận hành.
Báo cáo và phân tích dữ liệu
TMS có thể biến dữ liệu vận tải thành các báo cáo phục vụ quản trị.
Doanh nghiệp có thể theo dõi những chỉ số như:
- Tỷ lệ giao hàng đúng hẹn
- Chi phí vận chuyển
- Hiệu suất phương tiện
- Thời gian vận chuyển
- Số lượng chuyến
- Tỷ lệ hoàn thành đơn hàng
Các dữ liệu này giúp nhà quản lý không chỉ biết “đã vận chuyển bao nhiêu”, mà còn đánh
Lợi ích của TMS đối với doanh nghiệp
Việc ứng dụng TMS không có nghĩa là mọi hoạt động vận tải đều được tự động hóa hoàn toàn. Giá trị lớn hơn của hệ thống nằm ở việc cung cấp dữ liệu và công cụ để con người có cơ sở đưa ra quyết định nhanh hơn.
Giảm thời gian điều phối
Thay vì phải kiểm tra nhiều file, gọi điện hoặc trao đổi qua nhiều kênh, người điều phối có thể quản lý thông tin vận chuyển trên một nền tảng tập trung.
Các quy trình lặp lại cũng có thể được tự động hóa tùy theo khả năng của hệ thống.
Tối ưu hiệu suất phương tiện
Khi doanh nghiệp có dữ liệu về đơn hàng, tuyến đường và phương tiện, việc phân bổ xe có thể được thực hiện có hệ thống hơn.
Mục tiêu không chỉ là để xe hoạt động nhiều hơn mà còn là sử dụng nguồn lực phù hợp với nhu cầu vận chuyển.
Kiểm soát chi phí
Dữ liệu vận tải tập trung giúp doanh nghiệp có khả năng phân tích chi phí theo nhiều chiều khác nhau.
Qua đó, nhà quản lý có thể phát hiện những tuyến có chi phí cao, những chuyến phát sinh bất thường hoặc những khu vực cần điều chỉnh phương án vận chuyển.
Hạn chế sai sót trong vận hành
Quản lý thủ công thường dễ xảy ra các lỗi như nhập sai thông tin, bỏ sót đơn hàng hoặc cập nhật trạng thái không đồng nhất.
Việc chuẩn hóa dữ liệu và quy trình trên hệ thống có thể giúp giảm những sai sót này.
Nâng cao khả năng theo dõi đơn hàng
Khi khách hàng cần biết hàng đang ở đâu hoặc dự kiến khi nào giao đến, doanh nghiệp có thể chủ động cung cấp thông tin dựa trên dữ liệu vận chuyển.
Đây cũng là yếu tố quan trọng đối với các doanh nghiệp B2B, nơi thời gian giao hàng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch sản xuất, phân phối hoặc bán hàng.
Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu
Một trong những giá trị dài hạn của TMS là biến dữ liệu vận hành thành cơ sở cho hoạt động quản trị.
Thay vì chỉ đặt câu hỏi “tháng này có bao nhiêu chuyến?”, doanh nghiệp có thể tiến xa hơn với những câu hỏi như:
- Tuyến nào đang có chi phí cao?
- Phương tiện nào đang hoạt động chưa hiệu quả?
- Tỷ lệ giao đúng hẹn của từng khu vực là bao nhiêu?
- Chi phí đang thay đổi như thế nào?
TMS có thể cung cấp báo cáo và phân tích để theo dõi hiệu suất và tìm cơ hội cải thiện hoạt động vận tải.
Doanh nghiệp nào nên sử dụng hệ thống TMS?
TMS không chỉ dành cho những doanh nghiệp sở hữu hàng nghìn phương tiện. Dưới đây là các đối tượng nên ứng dụng TMS:
Doanh nghiệp vận tải
Đây là nhóm có nhu cầu sử dụng TMS rõ ràng khi phải quản lý nhiều đơn hàng, phương tiện, tài xế và tuyến vận chuyển.
TMS có thể hỗ trợ doanh nghiệp quản lý từ khâu tiếp nhận yêu cầu vận chuyển đến điều phối, theo dõi và đối soát.
Nhà sản xuất
Doanh nghiệp sản xuất thường phải vận chuyển nguyên vật liệu đầu vào và thành phẩm đầu ra.
TMS giúp kết nối nhu cầu vận chuyển với kế hoạch sản xuất và phân phối, đồng thời hỗ trợ kiểm soát chi phí Logistics.
Nhà phân phối
Các nhà phân phối thường có mạng lưới giao hàng rộng và số lượng điểm giao nhận lớn.
Việc sử dụng TMS có thể giúp tập trung thông tin về đơn hàng, tuyến giao hàng và phương tiện, từ đó hỗ trợ điều phối hiệu quả hơn.
Doanh nghiệp FMCG
FMCG có đặc điểm là lượng hàng hóa lớn, tần suất giao nhận cao và mạng lưới phân phối rộng.
Trong trường hợp này, khả năng quản lý nhiều đơn hàng và tối ưu kế hoạch vận chuyển có thể mang lại giá trị đáng kể.
E-commerce và Fulfillment
Sự phát triển của thương mại điện tử kéo theo nhu cầu xử lý và vận chuyển số lượng lớn đơn hàng.
TMS có thể hỗ trợ kết nối hoạt động giao nhận với các hệ thống quản lý đơn hàng, kho và đối tác vận chuyển.
Hệ thống TMS – Giải pháp quản lý vận tải hiệu quả
Hệ thống TMS giúp doanh nghiệp tập trung dữ liệu, chuẩn hóa quy trình, tăng khả năng quan sát và đưa ra quyết định dựa trên thông tin thực tế.
Đối với các doanh nghiệp có hoạt động vận chuyển ngày càng mở rộng, TMS có thể trở thành một phần quan trọng trong chiến lược số hóa Logistics, đặc biệt khi được kết nối với các hệ thống như ERP, WMS và OMS.
Với doanh nghiệp vận tải, mục tiêu cuối cùng không chỉ là đưa hàng đến đúng địa điểm, mà còn phải hướng tới đúng thời gian, đúng nguồn lực, đúng chi phí và có khả năng kiểm soát xuyên suốt quá trình. Đây chính là bài toán mà một hệ thống quản lý vận tải được thiết kế để hỗ trợ giải quyết.
