EnglishKho hàng không chỉ là nơi lưu trữ mà còn là mắt xích kết nối giữa nhà cung cấp, sản xuất, phân phối và khách hàng. Khi số lượng SKU, đơn hàng và vị trí lưu trữ tăng lên, việc quản lý bằng Excel hoặc quy trình thủ công có thể khiến doanh nghiệp khó kiểm soát tồn kho và hiệu suất vận hành.
Đây chính là lý do WMS – Warehouse Management System, hay hệ thống quản lý kho, ngày càng được doanh nghiệp quan tâm. WMS hỗ trợ quản lý nhiều hoạt động trong kho, từ tiếp nhận hàng, lưu trữ, kiểm kê đến picking, packing và xuất hàng.
Vậy WMS là gì, hoạt động như thế nào và doanh nghiệp có thực sự cần WMS hay không? Hãy cùng ATL Logistics Solutions tìm hiểu qua bài viết này.
Mục lục
WMS là gì?
WMS (Warehouse Management System) là hệ thống phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý, kiểm soát và tối ưu các hoạt động diễn ra bên trong kho.
Khác với việc chỉ theo dõi số lượng hàng tồn, WMS có thể quản lý chi tiết hơn về hàng hóa đang ở đâu, được lưu trữ tại vị trí nào, cần lấy cho đơn hàng nào và đang ở trạng thái nào.
Theo AWS, WMS có thể quản lý toàn bộ quy trình từ tiếp nhận hàng, lưu trữ, picking, packing đến shipping, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi tồn kho và hoạt động kho. Điểm quan trọng là WMS không chỉ quản lý hàng hóa, mà còn hỗ trợ quản lý vị trí, nhiệm vụ và dòng vận hành trong kho.
Phân loại WMS phổ biến
Theo DHL Logistics of Things, WMS hiện nay có thể được triển khai theo ba mô hình phổ biến: WMS độc lập (Standalone), WMS trên nền tảng Cloud và WMS tích hợp với hệ thống quản trị doanh nghiệp (ERP).
Mỗi mô hình có cách triển khai và mức độ tích hợp khác nhau, tùy thuộc vào quy mô, nhu cầu vận hành và hệ thống công nghệ hiện có của doanh nghiệp.
WMS độc lập (Standalone WMS)
Đây là hệ thống WMS được phát triển và triển khai như một giải pháp riêng, tập trung vào việc quản lý các hoạt động bên trong kho. Doanh nghiệp có thể sử dụng WMS để theo dõi hàng hóa, quản lý vị trí lưu trữ, kiểm soát nhập – xuất và hỗ trợ xử lý đơn hàng mà không nhất thiết phải triển khai một hệ thống ERP tích hợp.
WMS trên nền tảng Cloud (Cloud-based WMS)
Cloud WMS được vận hành trên nền tảng điện toán đám mây, cho phép doanh nghiệp truy cập và quản lý dữ liệu kho thông qua môi trường trực tuyến. Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp muốn triển khai hệ thống linh hoạt, dễ mở rộng và giảm nhu cầu đầu tư, duy trì hạ tầng công nghệ tại chỗ.
WMS tích hợp ERP
WMS cũng có thể được tích hợp với hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) hoặc các nền tảng quản trị doanh nghiệp. Khi đó, dữ liệu về kho có thể được kết nối với các hoạt động khác như mua hàng, bán hàng, tồn kho và quản trị đơn hàng, giúp doanh nghiệp có cái nhìn xuyên suốt hơn về dòng hàng trong chuỗi cung ứng.
Hệ thống WMS hoạt động như thế nào?
Hệ thống quản lý kho thường theo sát vòng đời của hàng hóa từ khi nhập kho đến khi xuất kho.
Tiếp nhận hàng hóa
Khi hàng đến kho, thông tin được ghi nhận và đối chiếu với dữ liệu liên quan. Barcode hoặc RFID có thể được sử dụng để xác nhận hàng hóa và cập nhật dữ liệu vào hệ thống.
Điều này giúp giảm sự phụ thuộc vào việc nhập dữ liệu đầu vào cho các bước xử lý tiếp theo.
Đưa hàng vào vị trí lưu trữ
Sau khi tiếp nhận, WMS có thể hỗ trợ xác định vị trí phù hợp dựa trên các yếu tố như loại hàng, kích thước, khối lượng, tần suất xuất nhập và điều kiện bảo quản.
Việc xác định vị trí hợp lý giúp giảm thời gian tìm kiếm và quãng đường di chuyển trong kho.
Quản lý tồn kho
Mỗi khi hàng được nhập, di chuyển, picking hoặc xuất kho, dữ liệu có thể được cập nhật trên hệ thống.
Nhờ đó, doanh nghiệp có khả năng theo dõi số lượng và vị trí hàng hóa một cách minh bạch hơn.
Picking – Soạn hàng
Khi có đơn hàng, WMS xác định sản phẩm cần lấy và hỗ trợ nhân viên thực hiện picking theo quy trình được thiết lập.
Tùy mô hình kho, doanh nghiệp có thể áp dụng single picking, batch picking, zone picking hoặc wave picking.
Packing – Đóng gói
Sau picking, hàng được đưa đến khu vực đóng gói. hệ thống có thể hỗ trợ kiểm tra đơn, xác nhận hàng và cập nhật trạng thái trước khi xuất.
Xuất kho
Ở bước xuất hàng, hệ thống hỗ trợ xác nhận hàng sẵn sàng, cập nhật trạng thái và có thể kết nối với các hệ thống vận tải (TMS) hoặc đối tác Logistics.
Các tính năng quan trọng của WMS
Tùy từng giải pháp, WMS có thể có nhiều tính năng khác nhau. Một số nhóm chức năng phổ biến gồm:
Quản lý vị trí và tồn kho
Hệ thốngquarn lý kho giúp doanh nghiệp theo dõi hàng hóa theo khu vực, kệ, ô hoặc bin. Dữ liệu tồn kho được cập nhật xuyên suốt quá trình nhập – di chuyển – picking – xuất hàng.
Barcode và RFID
Barcode và RFID giúp kết nối hàng hóa thực tế với dữ liệu trên hệ thống, giảm sự phụ thuộc vào việc nhập liệu thủ công.
Picking và Packing
WMS hỗ trợ tổ chức quy trình picking, điều phối hàng hóa và kiểm soát đơn hàng trước khi đóng gói.
Quản lý lô, Serial Number và hạn sử dụng
Đối với những ngành yêu cầu truy xuất cao, WMS có thể quản lý hàng theo lot, batch, serial number hoặc hạn sử dụng.
Báo cáo và phân tích
Dữ liệu từ hoạt động kho có thể được sử dụng để theo dõi tồn kho, năng suất, đơn hàng, thời gian xử lý và hiệu quả vận hành.
Lợi ích của WMS đối với doanh nghiệp
Kiểm soát tồn kho tốt hơn
WMS giúp doanh nghiệp biết hàng hóa đang ở đâu, số lượng bao nhiêu và đang ở trạng thái nào. Điều này đặc biệt hữu ích với kho có nhiều SKU hoặc tốc độ luân chuyển hàng cao.
Giảm sai sót trong xử lý hàng
Việc sử dụng barcode, RFID và các bước xác nhận trên hệ thống có thể giảm sự phụ thuộc vào thao tác thủ công. Tuy nhiên, WMS không đảm bảo loại bỏ hoàn toàn sai sót, trên thực tế vẫn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như dữ liệu, quy trình kho, thiết bị và cách nhân viên sử dụng hệ thống.
Tối ưu không gian kho
Việc biết chính xác hàng hóa đang ở vị trí nào giúp quản lý không gian kho tốt hơn.
Rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng
Khi nhân viên có thông tin chính xác về vị trí hàng và nhiệm vụ cần thực hiện, thời gian tìm kiếm và picking có thể được giảm xuống.
Nâng cao năng suất
WMS cung cấp dữ liệu về nhiệm vụ, thời gian xử lý và năng suất, giúp nhà quản lý có cơ sở điều phối nhân sự và nguồn lực.
Tăng khả năng truy xuất
Doanh nghiệp có thể theo dõi lịch sử và trạng thái hàng hóa, đặc biệt quan trọng với hàng quản lý theo lô, serial hoặc hạn sử dụng. Điều này đặc biệt quan trọng với những ngành yêu cầu kiểm soát cao.
Theo Supply Chain Research ghi nhận, Global Shipping & Logistics đạt 99,8% độ chính xác tồn kho tại hai kho mới ở Dubai trong vòng 7 tháng sau khi triển khai WMS, đồng thời mở rộng từ 2 lên 7 kho trong 18 tháng.
Khi nào doanh nghiệp nên triển khai WMS?
Không phải doanh nghiệp nào cũng cần một hệ thống WMS phức tạp. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên cân nhắc triển khai khi gặp những vấn đề như:
- Số lượng SKU ngày càng lớn.
- Có nhiều khu vực hoặc vị trí lưu trữ.
- Khó xác định chính xác vị trí hàng hóa.
- Tồn kho thực tế thường xuyên lệch dữ liệu.
- Số lượng đơn hàng tăng nhanh.
- Nhân viên mất nhiều thời gian tìm kiếm và picking.
- Có nhiều kho cần quản lý.
- Cần quản lý lot, serial hoặc hạn sử dụng.
- Hoạt động 3PL/Fulfillment có nhiều khách hàng.
- Cần kết nối kho với ERP hoặc TMS.
Những tiêu chí cần lưu ý khi lựa chọn WMS
Trước khi lựa chọn một hệ thống WMS, doanh nghiệp nên đánh giá:
- Quy trình kho: đáp ứng được inbound, storage, picking, packing và outbound hiện tại không?
- Khả năng tích hợp: Hệ thống có thể kết nối ERP, TMS, bán hàng hoặc các nền tảng hiện có không?
- Công nghệ: Có hỗ trợ barcode, RFID, thiết bị di động và tự động hóa không?
- Khả năng mở rộng: Hệ thống có đáp ứng được khi doanh nghiệp tăng SKU, đơn hàng hoặc mở thêm kho không?
- Chi phí: Cần tính cả chi phí phần mềm, triển khai, tích hợp, thiết bị, đào tạo và vận hành.
Xu hướng WMS trong Logistics hiện đại
WMS đang phát triển từ một hệ thống ghi nhận giao dịch thành nền tảng hỗ trợ tối ưu hoạt động kho.
Một số xu hướng đáng chú ý gồm:
- Cloud WMS: triển khai và mở rộng linh hoạt hơn.
- AI và Machine Learning: hỗ trợ dự báo, tối ưu picking và phân bổ nguồn lực.
- IoT: thu thập dữ liệu từ thiết bị và môi trường kho.
- RFID: tăng khả năng tự động nhận diện hàng hóa.
- Robot và tự động hóa: kết nối WMS với conveyor, AGV, AMR và các thiết bị tự động.
- Real-time visibility: cung cấp dữ liệu nhanh hơn cho quá trình ra quyết định.
Oracle – tập đoàn công nghệ đa quốc gia ở Mỹ hiện đã ứng dụng Machine Learning trong WMS cho các bài toán như tối ưu năng suất, hoạch định nhân sự và intelligent cycle counting. (Nguồn: Oracle)
Tổng kết
Warehouse Management System – không đơn thuần là phần mềm quản lý hàng tồn kho. Đây là hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và điều phối toàn bộ hoặc một phần hoạt động trong kho, từ tiếp nhận, lưu trữ, kiểm kê, picking, packing đến xuất hàng.
Khi quy mô kho và số lượng đơn hàng tăng, WMS có thể giúp doanh nghiệp:
- Kiểm soát tồn kho tốt hơn.
- Quản lý vị trí hàng hóa rõ ràng.
- Giảm phụ thuộc vào quy trình thủ công.
- Tối ưu picking và packing.
- Nâng cao năng suất kho.
- Tăng khả năng truy xuất.
- Kết nối hoạt động kho với ERP và TMS.
Tuy nhiên, hiệu quả của WMS không chỉ phụ thuộc vào phần mềm mà còn nằm ở quy trình, dữ liệu, thiết bị và con người.
Trong Logistics hiện đại, khi kho và vận tải ngày càng được kết nối, WMS có thể trở thành một thành phần quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng hàng tốt hơn và xây dựng chuỗi cung ứng linh hoạt, minh bạch hơn.
